Bolsas portadocumentos: cómo proteger facturas y albaranes en tus envíos

Las bolsas portadocumentos permiten a las empresas proteger la documentación que acompaña a los productos enviados. Se trata de uno de los factores más importantes a considerar en el envío de facturas, cartas, albarán, etiquetas y cualquier papel importante. ¡Descubre más en este artículo! 

Características de las bolsas portadocumentos

Sabemos que la gran mayoría de las empresas modernas se sumaron a la ola de los ecommerce, se han digitalizado y actualmente cuentan con recursos suficientes para promocionar sus productos mediante canales online, ofreciendo envíos a todas partes del mundo.

En este contexto, las etapas que atraviesan las mercancías hasta llegar a su lugar de destino, son varias y deben ser planificadas minuciosamente por un equipo logístico o el área de embalajes de la organización.

El empaque y todos los elementos que potencian la seguridad de los productos enviados se convierten en uno de los factores más relevantes a considerar dentro de dicha planificación. 

En este sentido, las bolsas portadocumentos son cada vez más utilizadas porque protegen documentos e información clave acerca de las mercancías enviadas. Se trata de sobres de plástico resistente cuya cara posterior posee un adhesivo que facilita la integración al empaque.

De esta manera, se evita incluir facturas, papeles con datos importantes, cartas o albaranes dentro de la caja que pueden obviarse cuando se procede a abrir el empaque. Gracias a las bolsas portadocumentos, la información relevante se encuentra a simple vista, adherida a la caja y protegida gracias a su composición plástica.

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Beneficios de las bolsas portadocumentos

El principal beneficio de utilizar bolsas portadocumentos en los envíos de mercancías es evitar la pérdida de documentación importante, sobre todo de facturas que contienen datos clave sobre los productos enviados.

Este elemento ahorra muchos problemas respecto a los documentos que deben adjuntarse en los envíos: en general las marcas o empresas colocan sus facturas u otros papeles al interior de una caja y acaban perdiéndose porque no se repara en que dentro también se halla un documento que complementa el envío.

Además, gracias a este elemento de protección, las impresiones llegan a destino en perfecto estado, sin romperse, mojarse o deteriorarse si pasan varios días en diferentes tránsitos o depósitos.

Finalmente, emplear este tipo de bolsas para transportes aporta un toque profesional a los envíos y aumenta la seguridad completa del producto. 

Recomendaciones para el uso correcto de bolsas portadocumentos

Las bolsas portadocumentos son esenciales para los envíos asegurados y exitosos. Sin embargo, no basta con optar por elementos de seguridad resistentes; también las empresas deben hacer buen uso de ellos, brindando información clara y adecuada.

Cuando se realiza un envío nacional o internacional, el correcto etiquetado de los bultos se vuelve primordial porque se reducen sustancialmente los daños, pérdidas de mercancías e incidencias negativas en ellas. 

Sabemos que existe una gran multiplicidad de etiquetas disponibles para facilitar los envíos de productos: desde prácticas instrucciones de manipulación, indicaciones de seguridad y advertencias de peligro hasta sobres portadocumentos que, como hemos visto, facilitan el acceso a facturas, albaranes y otras impresiones.

Frente a ello, es importante saber que una bolsa adhesiva para los documentos importantes debe contener la siguiente información clave:

• Número de factura correspondiente
• Información completa del remitente: nombre, razón social, CIF o DNI dependiendo de si se trata de un particular o empresa, firma y sello. 
• Datos de aduana si se trata de envío internacional.
• Datos útiles para el receptor como la fecha de realización del pedido y fecha del envío.
• Descripción en detalle del contenido interno del paquete.
• Cantidad de bultos, volúmen, peso bruto y neto del producto.

Facturas

Claramente el documento por excelencia que mayormente envían las empresas son las facturas que contienen información clave sobre el producto enviado y el sitio de destino. 

Es importante colocar datos adecuados y ubicar la bolsa portadocumentos en un sitio que sea seguro (nunca cercana a las esquinas donde pudiera chocar con otras cajas). Lo ideal es adherir la bolsa en la parte central de la caja o bulto para que la factura se lea perfectamente y no haya riesgos de rotura.

Albaranes

Este documento que demuestra fehacientemente la recepción de la mercancía es ideal para ser colocado dentro de las bolsas adhesivas ya que se encontrará 100% protegido, permitiendo el control del envío.

Packing list

Los sobres packing list se utilizan fuera de las cajas, adhiriéndose a ellas gracias al adhesivo localizado en una de sus caras. 

Su composición hecha de plástico resistente, lo convierten en un sobre adhesivo perfecto capaz de proteger a la documentación de la humedad exterior, del polvo o de las variaciones en temperatura, logrando que llegue a destino en excelente estado. 

En general se emplea para resguardar facturas cuya información de los productos enviados debe ser visible y fácil de interpretar durante los controles aduaneros y la descarga del embalaje en destino.

Además de ello, se utiliza para facilitar el control de stock dado que también incluye datos sobre lo contenido al interior de la caja. De esta forma, se emplea para comprobar los envíos, los productos sobrantes, las devoluciones o las fallas en logística gracias a que la información más relevante se encuentra disponible a primera vista.

Bolsas portadocumentos de Let’s Pack

Vaya donde vaya tu envío, es central asegurar que incluya los documentos necesarios para llegar a su destino y ello hace que la protección de las impresiones constituya un factor a considerar durante la logística.

En Lets Pack disponemos de diversos formatos de bolsas portadocumentos transparentes, personalizables y totalmente ecológicas compuestas por plástico reciclado. 

Cada alternativa se adapta a las necesidades de tus envíos y de tu empresa. ¡Descubrelas en nuestra tienda!